浅谈如何高效的开展卫生监督档案管理工作

摘 要：随着经济和社会的快速发展，随着人民生活水平的日益提高，面对不断深化改革的公共卫生管理制度，卫生监督所作为全县公共卫生的监管部门，也作为全县唯一一支卫生行政执法队伍，涉及的领域包含了公共场所、生活饮用水、医疗市场和放射卫生等行业，与老百姓的健康安全密切相关。作为一名卫生监督档案管理人员，如何更好的开展档案管理工作，为执法人员的工作提供完整的资料，促进工作的顺利进行，是档案工作的重中之重。本文通过科学详尽的分析卫生监督档案管理工作的现状，并提出针对性的有效改进措施，为各位同仁开展工作提供一定的參考意见。

关键词：高效；卫生监督；档案管理

1 卫生监督档案基本特点

在日常工作中，卫生监督档案管理人员主要是对卫生管理原始资料、监督检查情况、工作记录和群众投诉举报记录以及相关文件等种种资料进行收集、整理、保管。档案管理工作作为最基础的工作，也是幕后的工作，往往引不起单位及领导的重视，处于比较次要的地位。但与其他类型的档案比，卫生管理档案涉及范围比较广，保存周期比较长，对后续执法的影响比较大，又需要监督管理人员高度重视。

2 卫生监督档案管理工作的现状

2.1 卫生监督档案管理工作未引起足够重视，档案管理制度未充分建立

目前，我国绝大多数地区的卫生监督部门，存在“重执法，轻档案”的思想，从单位负责人到档案管理人员，只把档案管理工作当成一项可有可无的工作，在档案管理工作中十分随意，没有建立一定的规章制度规范工作人员的行为，这也导致了日常工作中经常性的出现档案遗失，归档不及时，从而造成了档案失真的问题，导致档案失去了参考价值。

2.2 档案管理人员的素质有待进一步的提高

由于重视程度不够，卫生监督部门中，档案管理人员的配置上也无法到位。一方面，没有专职人员从事档案管理工作，大多数档案管理人员都是兼职的，甚至还有只在需要的时候整理一下，执法工作忙的时候就又去干本职工作去了。另一方面，没有对档案管理工作人员进行定期的专业知识培训，没有有效的应用现代化技术手段，这也直接导致了档案管理工作质量的下降。

2.3 对已归档材料的管理欠缺系统性、连贯性

卫生监督部门的执法工作本身具有一定的复杂性，涉及的环节比较多，因此资料的种类也比较繁杂，数量也比较庞大。因此在档案管理的工作过程中，会储存大量的文件包含各种文字材料，电子文档，执法的影像资料，形式多种多样，但是因为管理人员的自身的素质问题或者专业知识学习不到位，往往会出现对这些资料归档时不注意分门别类，没能系统性的整理归档，还会出现畏难心理，觉得资料太多，归档不及时，从而时间长了导致信息严重缺失的现象，使档案信息失去了连贯性，严重的影响了卫生监督档案的使用效率，给后续的工作带来了不利的影响。

3 加强卫生监督档案管理工作的有效措施

3.1 全面提高对卫生监督档案管理工作的重视程度

要做好卫生监督执法工作，首先要把基础性工作做好，把后台数据信息处理好，所以档案管理成为了执法工作的前提性工作，因为要自上而下的提高对档案管理的重视程度，加强对档案管理职能部门的组织建设，优化的管理体制，建立健全档案管理工作的规章制度，从而使档案管理工作能够落到实处。安排专人做好档案的收集整理，分类保存等工作，使档案管理工作更加规范化、科学化。对于已归档的档案，要有严格的标准来进行验收，严禁不合格的档案流入。加强专人负责制，所有档案归档后，必须经过相关责任人签字确认后，才能按规定封存入库。这样做不仅可以减少工作中的漏洞，而且能保证资料的完整性、严密性，从而使档案信息的作用发挥到最大。

3.2 提升档案管理工作人员素质的提升

卫生监督部门要时刻注意对档案管理工作人员素质的提升，全方面打造档案管理专业性人才。首先，要秉承全心全意为人民服务的思想，具有实事求是，踏实敬业的素养。其次，卫生监督档案管理人员要具有一定的专业素养，这就要求卫生监督部门要定期组织卫生监督档案管理人员，安排专业人士对其进行专业知识的培训，提高工作人员的业务技能。另一方面，通过继续教育，可以向其他单位的档案管理人员学习优秀的档案管理经验，从而使自身的知识不断更新和强化。最后，档案管理人员要有一定的职业操守，要认真严谨的对待每一份档案信息，不得随意篡改档案信息，严格的保证档案的真实性。

3.3 加强档案管理工作的制度建设，建立科学的管理体系

卫生监督部门要加强档案管理工作的制度建设。从单位的实际情况出发，建立与单位自身特点相匹配的规章制度以及相配套的管理体系，通过制度约束和规范行为，使档案管理工作有章可循。建立科学的档案管理体系，从档案的收集，整理到分类，归档，每一个环节都必须认真谨慎。因此我们建立科学的管理体系，只有借助科学的方法对档案进行管理，才能保障档案内容的真实性与精确性。

3.4 依托现代化管理手段，加强档案管理信息化建设

在卫生监督档案管理工作中，现行的档案管理办法已经明显落后，跟不上时代前进的步伐，因此就需要档案管理人员根据单位自身的特点，做出一定的调整。因此就需要单位投入更大的资金，完善卫生监督档案工作的软硬件设施。通过现代化科学技术手段的辅助，及时形成档案资料的电子版信息，实现电子文档与文字文档“两轨制”的模式，配合音频、视频等手段，从而对卫生监督执法档案的资料利用率达到最大化，减少档案管理工作中不必要的时间耗费，减少了档案管理工作人员的工作压力，也使档案的收集整理、分类储存、共享传递变得更加及时准确，便捷高效，从而最大程度的提升了档案管理人员的工作效率。

4 结语

虽然现阶段我国卫生监督部门的档案管理工作存在这样或那样的不足，但我相信，只要我们能足够重视档案管理工作，并采取有效的针对措施加以改进，必能充分发挥卫生监督档案工作的作用，促进我国公共卫生管理事业的健康良性发展。

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