浅探化学试剂库房信息化管理的必要性

摘要： 阐述了化学试剂库房信息化管理是当前高校发展的趋势，分析了纸质化管理化学试剂模式的缺点，介绍了化学试剂库房信息化管理具有克服化学试剂领用随意性较大、有效的指导制定试剂购买计划、对追踪药品的流向有利以及方便统计实验室所需药品的总费用的特点，得出了对化学试剂库房信息化管理是有必要性的结论。

关键词： 化学试剂库房；纸质化；信息化管理

中图分类号：TP39；G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）23-0252-02

1 化学试剂库房信息化管理是当前高校发展的趋势

我国很多医学类、工程类院校都设有化学实验室，其中化学试剂库房是一个重要部门，高校教师想要有效的开展教学及化学实验，化学试剂库房必不可少。此外，教学开展科研和学生化学实验的效果也和化学试剂库房管理密不可分。所以，我国高校逐渐开始重视高校化学试剂库房有效的管理。比如说，华北煤炭医学院在化学实验室试剂库房管理上通过申报化学试剂计划的提出，规范和信息化管理化学试剂实验室，并取得了一定的成效；再如河北理工大学危险品试剂库房的信息化管理就利用了C#程序开发语言结合SQL数据库成功开发了试剂库房的信息化管理系统，在实际库房管理上取得了一定成效。还有天津医科大学的化学试剂库房信息化管理系统采用了二维码识别模块，使得管理上更加的高效；北京医科大学、协和医学院、南京医科大学、第四军医学院、吉林医科大学、哈尔滨医科大学等都在化学试剂库房管理上相继实现了信息化。

作者依据从事了多年化学试剂库房管理经验，精心钻研、用心思考和探索，对XX医科大学的化学试剂库房管理提出了信息化系统，并就目前国内化学试剂库房管理状况阐述了化学试剂库房管理信息化的必要性。

2 纸质化管理化学试剂的缺点

随着我国1998年开始全国高校的扩招，很多高考生选择了化学实验专业，各类医科大学的学生也迅速增加，导致了高校对药品的用量以及种类的需求也不断增加。以XX医科大学为例，该校2001年升为本科院校以来，原有的单一化学交易专业发展为集化学、冶金工程、生物科学、生物技术、农学、科学教育等学科的本科专业，需要开展化学实验的学生及学科迅速增加，学习内容也得到了不断深化，一些科研项目相继开展。该校现有的化学试剂库房中的药品、试剂数量和种类成倍增长，导致了管理上出现了一下问题。

2.1 纸质化管理化学试剂领用随意性较大 化学实验人数和种类的增加，出现了每学习每个专业所开设的化学实验课程差异性较大，而且每学期每个专业的人数有很大变化，所以教师要准备大量的化学实验以满足学生需求，在化学试剂的领取上教师只凭借经验决定试剂剂量，具有很大的随意性。这就导致了少领，漏领，多领，错领现象发生，库房管理人员的工作量也逐渐增大。此外，没有信息化管理的化学试剂库房药品领取过程复杂，需要多到手续。教师在领取化学试剂以前不能确定所需的药品库存，当领取时发现库房没有储备，教师还得从新编排化学试验和课程，给教学带来了很大的麻烦。同时在查询领取过程中，也大大的增加了库房管理人员的工作量，遇到教师临时需要的药品，其领取过程需要提交领取表、库房查询、通知领取或者通知无库存、领取，其程序很繁琐。

2.2 纸质化出入库记录导致试剂购买的不合理性 在我国高校，化学实验库房大多使用纸质文件记录药品的种类、剂量、出入库单据，由于纸质容易损坏、不易保存、统计时会出现误差等缺点，所以经常会出现购买药品的漏报、多报或错报等情况，导致购买计划要从新制定。

2.3 纸质化管理对追踪药品的流向不利 在高校的化学实验里要使用一些含有毒性的化学试剂，所以，化学试剂库房管理的一个重要任务就是对这些有毒有害物质进行跟踪，包括对领取教师、化学实验室的查询等。纸质化管理模式下，对有毒有害试剂的跟踪麻烦，管理人员需要查阅很多历史记录才能实现，有时还会由于人员的疏忽出现漏查等现象，导致了对这些物质不能快速、有效的进行跟踪。

2.4 纸质化管理为统计各实验室所需药品的总费用的计算带来不便 纸质化管理不利用做药品费用预算，因为高校每学期药品用量相当大，导致了药品的统计单，出入库单量非常大。库管人员做统计的时候需要将整箱的单据做分析计算，而且还会由于人员问题导致计算错误等等，大大的增加了库管人员的工作量。其中对每个学期、每个实验室、每个学生药品用量的统计最为复杂，需要将每个数据的详细单据做计算，以便来年编制试验经费。在这个环节中，库管人员往往要统计数十天才能完成。

综上所述，纸质化管理存在着化学试剂领用随意性较大，出入库记录导致试剂购买的不合理性，对追踪药品的流向不利统计各实验室所需药品的总费用的计算带来不便等诸多缺点，必将被信息化管理手段所代替。随着科学技术的迅猛发展，信息化管理系统应用到各个行业，在高校的化学试剂管理工作中具有很大的优势，通过对一些高校的成功使用案例分析，得出采用信息化的方式管理化学试剂库房是可行的。

3 化学试剂库房信息化管理优点

通上上述分析，看出纸质化化学试剂库房管理模式已经不适合国内各大高校对化学专业生的扩招需求，所以有必要采取信息化管理管理方法对库房进行管理，针对上述纸质化管理问题，信息化管理方式具有以下优点：

3.1 信息化管理克服了化学试剂领用随意性较大的缺点 库房信息化管理系统中设置的前台查询功能，可以使教师和各实验室管理人员不用在库房和实验室之间反复奔波，很方便的就能查询到库存试剂名称、规格、数量、产地、存放位置等信息。该系统的后台查询功能，使得库房管理者通过教师提交的试剂订单查询到各个实验室所需的化学试剂，提前为实验室准备好。同时信息化管理手段还能为每个化学试剂建立消耗档案，避免了教师凭经验随意领取化学试剂的问题，化学试剂的库房集中化管理程度增强了。

3.2 信息化管理可以很好地指导制定试剂购买计划

化学试剂库房信息化管理系统的库存查询功能，可以很快的查询试剂库存并打印报表，方便化学试剂的统计和购买计划的制定。此外，试剂调度功能可以自动查询当前实验室试剂库存，当库存不足的时候，发出警告，以便教师从其他实验室调度试剂，实现了库房管理的智能化，避免化学试剂浪费的同时提高了实验效率。

3.3 有利于更加有效的追踪药品的流向 我国对易制毒化学试剂的追踪上是有明文规定的，而且一直在研究对有毒有害化学试剂进行有效的跟踪问题。化学试剂库房信息化管理系统很好的解决了这一问题。信息化管理系统的跟踪模块，登记了试剂领取人、实验室使用情况、以及库存剩余等信息，库房管理者可以很方便的了解化学试剂的种类、用量以及规格，做到心中有数。

3.4 信息化管理为统计各实验室所需药品的总费用的计算带来更大的便利 该信息化管理系统还具有统计功能，其内置的算法可以统计每学期、每个实验室、每个学生的实际用量，做下学期化学实验经费预算的时候，管理人员只需安所要统计的条件简单选择，就能统计出想要的数据，为实验微型化改进奠定了基础。

4 体会

高校化学试剂库房管理是高校化学实验工作的一个重点，随着科学技术的发展，利用信息化手段管理化学试剂库房是一个必然趋势。通过对纸质化管理手段的分析，能够体现出信息化管理手段有着诸多的优势，对化学试剂库房信息化管理是有必要性的。

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