会计软件打印输出标准化探索

［摘 要］ 不同厂家设计的会计软件的打印输出文件，无论在文件种类、文件内容、纸张规格还是设计风格等方面都存在着较大的差异。会计软件打印输出文件不统一，为会计信息使用者使用会计数据带来不便，增加了会计工作的成本，也不利于整个会计行业的规范和发展。本文通过对三大会计软件的比较分析得出，对会计软件打印输出进行标准化，应该在遵循国家有关标准的前提下，结合市场上打印机的类型，从会计工作的实际需要出发，对会计软件打印输出文件进行统一规范，主要包括会计软件中使用的记账凭证、各种账簿以及报表等。

［关键词］ 会计软件；打印输出；标准化

［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2007）10-0019-03

一、会计软件打印输出的现状

目前，国内会计软件种类繁多，不同厂家设计的会计软件的打印输出文件，无论在文件种类、文件内容、纸张规格还是设计风格等方面都有很大的区别。会计软件打印输出文件不统一，为会计信息使用者使用会计数据带来不便，也不利于整个会计行业的规范和发展。主要表现为以下几个方面：

1． 会计软件打印输出文件的不统一，客观上为财政、审计、税务以及其他相关部门使用会计数据带来不便。在手工会计下，对凭证、账簿以及各种报表等的格式都作了统一规定，并由各地财政局统一印制，各会计核算单位使用统一的凭证、账簿和报表，从而保证会计数据的输出格式是统一的。但实现会计电算化后，由于各会计核算单位使用不同的会计软件，使得其打印输出文件的格式各异，这就为财政、审计、税务以及其他相关的部门使用会计数据带来不便。

2． 会计软件打印输出文件不统一，很大程度上增加了会计工作的成本。在手工会计下，会计核算单位可以在当地方便地购买到财政局统一印制的凭证、账簿和报表等。但实现会计电算化后，由于各会计软件打印输出格式不统一，使得各会计核算单位只能到相应的软件制造商那里购买该软件专用的凭证、账簿和报表等，造成了会计工作成本的增加。

3． 会计软件打印输出格式不统一，不利于规范会计工作。这是因为，不同单位使用不同的会计软件，甚至对于同一单位，由于系统版本的升级，其打印输出文件格式也要发生变化，这就使得不同会计核算单位以及同一单位不同时期的会计信息保存格式不统一，从而造成电算化条件下的会计工作变得非常不规范。

由此可见，对会计软件打印输出的文件进行标准化是一项十分必要和迫切的工作。制定会计软件打印输出规范，对于提高会计数据的综合利用率，降低社会使用会计信息的成本，促使会计软件市场朝着规范化、健康化方向发展等方面，意义十分重大。

二、对会计软件打印输出文件的比较分析

通过对用友、金蝶、金算盘３种国内具有代表性的会计软件的打印输出文件进行比较研究发现，这３种会计软件的打印输出文件具有很大的差异，具体表现在：

1． 打印输出文件的种类不同。有的厂家打印输出文件的种类较多，分类较为细致。如，用友、金碟都将记账凭证分为金额记账凭证和数量（外币）记账凭证，都将账簿分为总分类账、明细分类账、日记账、金额汇总表、数量日记账、外币日记账、多栏明细账。有的厂家打印输出文件的种类相对较少，分类较为粗糙。如，金算盘将记账凭证和账簿都设定为统一格式，并没有进行具体分类。

2． 打印输出文件的内容不同。对于同种类型的凭证或者账簿来说，虽然其内容基本相同，但仍存在着不同程度的差异。如，对于同样的记账凭证来说，用友的记账凭证下方有记账、复核、制单３人，金蝶的记账凭证下方有核准、过账、出纳、制单、审核５人，而金算盘的记账凭证下方有会计主管、记账、复核、制单、出纳５人。

3． 打印输出文件的纸张规格不同。对于同种类型的凭证或者账簿来说，不同厂家的会计软件打印输出的纸张规格不同；即使对于同一厂家，由于软件版本以及采用打印机类型的不同，其打印输出的纸张规格也有所不同。如，对于记账凭证来说，用友的激光 / 喷墨打印记账凭证的尺寸为210mm×254mm；用友8.x / 7.x的针式打记账凭证的尺寸为241mm×229mm；用友U8等的针式打记账凭证的尺寸为222mm×254mm。而金蝶软件的激光 / 喷墨打印记账凭证的尺寸为210mm×140mm；针式打印记账凭证的尺寸为222mm×140mm等等。

4． 打印输出文件的设计风格不同。由于厂家自行设计会计软件打印输出文件的风格和样式，使得不同会计软件的凭证或账簿无论在整体风格、表格样式还是颜色等方面都呈现出一定的差异。如，用友的激光/喷墨打印记账凭证（包括金额记账凭证和数外记账凭证）全部设计为橙色，而针式打印记账凭证全部设计为绿色；金蝶的激光/喷墨打印记账凭证根据凭证种类不同分别设计为绿色和灰色，而针式打印记账凭证也分别设计为绿色和红色；金算盘的记账凭证则全部设计为蓝色。

另外，值得注意的是，三大会计软件的打印输出文件也有着许多共同之处。如，打印输出文件中都包含了凭证和账簿；都分别设计了针对激光/喷墨打印和针式打印两种模式的打印输出文件；打印输出文件中都没有包含各种报表等等。

三、会计软件打印输出标准化的基本原则和方法

通过对三大会计软件的比较分析，可以发现，要对会计软件的打印输出文件进行标准化，应该在遵循国家有关标准的前提下，结合市场上打印机的类型，从会计工作的实际需要出发，对会计软件打印输出文件的种类、内容、纸张规格和设计风格等方面进行统一规定，主要包括会计软件中使用的记账凭证、各种账簿以及报表等。具体说来，应该遵循以下的原则和方法：

1． 遵循科学性的原则。会计软件打印输出标准的建立必须要遵循国内外先进标准，特别要遵循有关的印刷品标准、打印机标准和信息技术标准，并结合会计工作的实际需要以及会计电算化的特点，以保证该标准的科学性和先进性。

2． 遵循通用性的原则。一方面，会计软件打印输出标准必须满足几乎所有的会计软件打印输出的要求;另一方面，该标准也必须满足信息使用者的普遍要求。只有这样，该标准才能在全国范围内得到普遍的推广和应用。

3． 确定打印输出文件的种类。在科学性和通用性原则的前提下，应该对各软件厂家种类不一的打印输出文件进行比较分析，并结合手工会计中的单据种类以及会计电算化的特点，从信息使用者的角度，确定哪些文件是必须打印输出的，哪些不是必须的。特别值得注意的是，有些文件是必须的（如，资产负债表、利润表和现金流量表等），但几乎所有的会计软件厂家都没有提供相应的打印输出文件，这就要求标准制定人员对会计软件开发厂家、会计软件使用单位以及会计信息使用者进行充分的调研，以保证制定的打印输出文件标准能够满足各方面的要求。

4． 确定打印输出文件的内容。在确定了会计软件打印输出文件的种类之后，就要对其内容进行定义。对于同种类型的文件，不同厂家打印输出的内容基本相同，但是仍然存在着不同程度的差异，这就要求标准制定人员根据会计工作的实际需要以及打印输出标准通用性的要求，制定普遍适用于各会计核算单位，并满足各会计软件打印输出要求的文件内容。

5． 确定打印输出文件的纸张规格。在设计打印输出文件的纸张规格时，首先要考虑打印机的类型。总的来说，市场上打印机可分为激光打印机、喷墨打印机和针式打印机３种，不同类型的打印机对纸张的要求有所不同，因此要根据不同的打印机类型来分别制定各打印输出文件的纸张规格，以满足其要求。其次可以参考手工会计中的单据尺寸以及现有会计软件套打账册的规格，并在此基础上进行调整，做到大小适中。

6． 确定打印输出文件的风格样式。在设计打印输出文件的风格样式时，应该本着清晰、明朗的原则，使信息使用者能够准确、快速地获取所需的信息。为了更加方便地识别不同的文件，建议将不同类型的打印输出文件以不同的颜色标志。如，金额记账凭证设计为红色，数量外币记账凭证设计为绿色等等。这样用户将更加容易区分不同类型的打印输出文件，既能够提高工作效率，也便于文件的整理和收藏。另外，打印输出文件的风格可以参考手工会计中的单据以及现有会计软件套打账册的风格。

随着整个社会会计电算化程度的不断提高，会计软件打印输出格式不统一所带来的问题将会越来越明显。为了尽快规范会计电算化工作，降低会计工作的成本，提高会计信息的综合利用率，建议国家有关部门制定相关的会计软件打印输出标准或规范，以推动我国会计电算化的发展。