数据时代事业单位档案管理模式的改变及优化途径探讨

摘 要：随着科技的进步，人类社会进入大数据时代。在大数据时代背景下，档案数字资源具有数量大，增长快，多元异构等特点，档案利用需求与档案结构形态都发生了变化，给原有的档案信息服务模式带来了严重的冲击。目前，档案信息服务主要通过两种方式：一种传统的实体档案服务，另一种是网站档案服务模式。对于传统实体档案服务，服务理论和技术手段等急需进行改进;对于网站档案信息服务，该模式尚处于初级阶段，还未形成较为完善的制度和系统的管理方法。因此，有必要改善档案信息服务模式，以适应现代档案管理和利用需求。

关键词：数据时代;事业单位档案管理模式;改变;优化途径

大数据是当前时代进步发展的产物，大数据主要是指在一定的时间内，通过软件对数据的整合和处理所形成的一种信息资产，这种信息资产主要有高速、多样和量多等特点，大数据在实践领域中的应用，大大提升了数据信息的发掘、处理以及应用能力，有效满足现阶段的区域经济发展诉求。因档案是一种重要的媒介，记录着人类在社会生活等各个方面的传播与发展，对于社会的进步和发展有着非常重要的影响，档案管理工作存在内容多，信息整理繁琐等特点，而大数据的出现对于档案管理工作的高效发展有着非常重要的意义。

1 大数据时代背景下事业单位档案管理的现状分析

1.1 档案数据方面发生了改变

在大数据时代的背景下，事业单位的档案管理发生了很大的改变。传统的事业单位档案管理大多数都是纸质的，随着时代的发展，逐渐演化为多元方式的档案，例如视频、音频等电子化的数据。这样的数据采集方式更多，数据量也更大，涉及的范围也更广。事业单位的档案种类以及数量都有所增加，这也就加大事业单位对档案的管理难度。尤其是在大数据的背景下，数据的收集发生了很大的变化，大多数来源于网络，加上现阶段网民爆发式增长，使档案信息收集不断平民化、广泛化。

1.2 档案管理理论方面的改变

在大数据时代，事业单位的档案数据源也发生了改变，在档案的收集以及管理方面也發生了改变。这也就表示事业单位对档案的管理也应该创新，不能再沿用传统的档案管理方案。首先，事业单位的档案管理员应该转变思想观念，应该不断的更新自己的知识体系，学习最先进的理论知识，从而提高对事业单位档案管理的效率和质量。这是因为传统的档案管理方法，相关人员都是从所采集的数据资料中选取有价值的信息来进行管理，那样容易丢失一些有价值的信息，导致一些有潜在价值的信息被忽略，从而给事业单位造成一些不必要的损失。

2 数据时代事业单位档案管理模式的改变及优化途径

2.1 从意识层面转变服务观点和服务方式

档案工作长期以来不受重视，限制了档案工作的进展，针对大数据时代下档案工作面临的机遇和挑战，要从思想上重视档案工作。以往的档案信息服务模式基本上都是被动服务，最常见的服务模式是用户提出查档要求，档案馆根据其需求查找相应的档案信息资源以提供利用，并且利用者还要办理各种手续，程序复杂，给利用者带来极大的不便。在大数据时代，档案信息服务除了保持原有的服务方式外，还应利用各种技术扩大服务范围，提高服务质量，同时积极主动的向社会发布一些档案信息，进行档案推送，提高服务效率。同时，档案信息服务也要完善为以用户为中心，在满足用户个性化需求的同时也要提供更好的人性化服务。

2.2 从安全层面确保档案安全保密

大数据时代为档案信息服务带来了新的机遇，但是也为档案的安全保密工作带来了新的挑战。档案信息资源的开放和共享，为档案的利用提供了很多便利，但是同时也增加了档案泄密风险，尤其电子档案容易被窃取和篡改，因此，要加强档案安全保密工作。首先要从物理上做好档案馆的安全防护，严格按照“八防”的要求和标准来建设配套设施;其次在管理层面做好档案的责任追究制;第三是做好档案的信息保护措施，档案机房建设应符合计算机安全等级要求，配套相应的防火墙、入侵检测、网关、以及准入机制等，同时，针对接收的电子档案依据国家秘密的信息系统分级保护要求进行严格审查，确保档案信息不被窃取。

2.3 加强档案管理技术培训

随着科学技术的快速发展，大数据技术的成熟应用，这都进一步推动了档案管理技术的革新，虽然采用新的信息技术极大地提高了档案管理工作质量与效率，同样的对于档案管理的工作人员也提出了新的要求。对于档案管理人员来说，其不仅要对信息技术能够熟练的使用与操作，同时对于日常管理也要懂得维护。所以，为了进一步提高档案管理的工作效率与质量，则必须要定期对工作人员开展技术培训，提高其专业技术与职业素质。此外，加强工作人员素质培养，提高其工作责任心与职业道德素养，这样才能确保档案管理顺利进行。

2.4 提升档案管理信息化水平

无论事业单位处于哪个阶段，档案管理工作采用何种模式，“收得齐、管得好、用得活”始终是衡量事业单位档案管理工作的基本标准。事业单位档案管理工作本身是一个复杂的工作，在档案工作的收集、鉴定、整理、保管、检索、利用、统计、编研各个业务环节都有不同问题存在，且环环相扣，互相影响。要想更好地掌控整个业务流程，提高档案管理工作效率，必然要使用档案信息系统进行计算机辅助管理。档案管理部门在实施档案资源开发的过程中，应强化档案数据库建设，促进档案资源的多元发展，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，满足事业单位运营管理需求，为事业单位其他的内部管理工作提供依据。与此同时，文档管理系统还可以拓展到文件生成领域，使文件材料从编写开始在系统平台上规范化产生，以确保文件归档的完整性、格式规范和质量。此外，对于事业单位其他业务中设计的信息化系统，也应接入文档管理信息化系统中，以实现电子文件和信息的顺利归档。

3 结束语

大数据时代档案信息服务工作要与时俱进，以信息化为方向，强化观念更新与创新，改善档案信息服务模式，推进档案信息化数字化建设，提升档案工作效率，更好地发挥档案利用价值。

参考文献

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