中小企业信息系统投资存在问题及其对策分析

随着信息技术、信息网络化的发展， 企业面临着知识化、网络化、全球化的变革，企业不仅要在内部形成网络以做到信息共享，促进企业整体高效运营，而且企业网还与外部网络联通，促进企业与外部信息的交流。企业的竞争优势不再仅限于成本、产品等差异性，“信息优势”成为企业竞争的优先级优势，企业信息化、建立企业管理信息系统（MIS）成为必然趋势。企业信息系统建设的结果， 直接导致企业内部的生产力要素结构的变革， 使企业的生产率大幅度提高。我国中小企业在信息系统建设方面仍然存在一些问题，导致中小企业效率较低，迟迟不能提高，下面我们就从信息系统投资的规模与成本方面开始研究。

一、中小企业信息系统投资现状

（一）信息系统投资规模 随着网络经济的发展与电子商务的兴起，信息技术的推广使用大大缩小了中小企业与大企业之间在信息获取、规模经济、市场营销等方面的差距，增强了中小企业的应变能力、创新能力，拓宽了中小企业生存与发展的空间，提高了中小企业的竞争力。中小企业信息化对经济结构改革和经济发展起到不可替代的作用，二十世纪末美国出现的新经济现象，正是通过中小企业信息化推动技术创新重新取得世界经济霸主的地位。目前，我国部分中小型企业中已经建立了自己相应的管理信息系统，有效地捕捉企业内外部信息、及时地组织企业的生产经营活动发挥了重要的作用，企业走上信息化的快车道奠定了基础。尽管如此，对我国的15000家左右的国有大中型企业调查后，发现大约有10%左右的企业基本上实现信息化或运用信息化手段比较好，约有70%左右的企业拥有一定的信息手段或着手向实现企业信息化的方向努力，约有20%左右的企业只有少量的计算机，用作财务、打字机外很少运用；在工商注册登记的一千万家左右的中小型企业大约只有百分之几的企业拥有一定的现代化信息手段。

（二）信息系统投资成本 主要包括：（1）硬件成本。硬件成本是指购置计算机系统（包括服务器、通信设备、终端设备等）的一次性购置费用或租赁费用。这些设备按固定资产形式管理，以折旧的方式摊入成本。这种分摊以各应用部门对硬件资源占用的情况进行分配，它包括对主机外部存贮器、通信设施和线路的占用，以及对终端和其他外部设备的占用等。设备折旧的期限按照计算机的估计寿命来确定。在具体计算管理信息系统硬件成本时，可利用结构化方法完成系统硬件成本的测算，根据系统不同阶段、不同部门对硬件功能的要求，分别测算系统各不同部分硬件成本，再采用自下而上，逐级汇总，得到系统硬件总成本。（2）软件成本。软件成本包括外购软件和自行开发软件所需的费用。国外一些企业的财务管理中把管理信息系统软件成本列入“无形资产”一类，与有形资产的效用与处理方法相似。我国一些单位直接将开发或购买软件时花费的资金作为软件成本的依据。在具体计算系统软件成本时，可采用代码行技术L＝a＋4 m＋b6，计算出整个系统所需的工作量，利用模型方法E＝5.2×（KLOC）0.91完成系统软件成本的核算。（3）维护与维修成本。这种工作的成本可根据经验作一般的预算估计。对用户而言，类似于预提成本。理论上也可按一定时期的实际发生额来核算，但这会造成成本较大的波动，不利于系统开发者和用户双方的控制与管理。在具体核算信息系统维护与维修成本时，可根据企业财务报表内容，测算出企业信息系统维护与维修成本。（4）运行成本。管理信息系统在交付用户后，管理信息系统操作、运行及人员费用。这部分费用主要有系统运行中发生的各项易耗品的损耗，如打印纸、墨粉等及人员的管理费用。信息系统运行成本是保证整个信息系统正常运行不可或缺的，在计算这部分成本时，也可借鉴企业财务报表内容完成信息系统运行成本的计算。目前，随着信息处理技术的不断发展和进步，企业更加注重软件和服务的提升，管理信息系统的总成本趋势是系统硬件成本所占比重越来越低，软件成本及服务成本的比重越来越低。

二、中小企业信息系统投资中存在的问题

（一）信息过载信息过载也可以称为是数据淹没，给组织内的员工带大了很大的压力。实际上，他们已经看到了信息的潜在价值，但是受能力约束，无法从庞大和复杂的信息中获得收益。这是在我国中小企业信息系统投资中普遍存在的问题之一。由于信息过载，企业投入大量的人力和物力来开发信息系统，对信息系统进行投资，却得不到预期的收益。员工接受的信息过多，不知道该如何筛选对企业最为有用的信息，从中获得收益，而是全部接受，信息量过大，不仅造成了人员的浪费，无形中也增加了企业的运作成本，投入多而收益少，出现了事倍功半的情形。

（二）信息系统投资成本过高在我国一些中小企业中，提供信息服务的成本很高。成本过高的原因之一就在于维护和支持的成本。所支持的每一个应用程序以及每一个硬件和软件不仅仅有购买价格，而且有维护成本。购买价格和维护成本过高，占用了企业的过多资金，也浪费了过多资源。根调查，我国企业在应用MRPII系统方面已投资80亿元人民币，但是有成效的不到10%。

（三）领导参与意识不够 企业管理现代化与企业管理信息系统的应用是相互促进的关系，管理信息系统仅仅是实现管理现代化的工具，并不是一个想象中的自动化管理系统。我国部份企业领导由于有关管理信息系统开发与应用的专业知识缺乏，计算机水平较差，往往把系统设计与实现认为是管理信息系统开发和应用人员的事，推卸自己本应该在管理信息系统开发过程中应该担负的组织者与领导者的责任。欧美国家的经验指出“企业管理信息系统失败的主要原因是企业主要负责人是旁观者而不是参与者”。因为一个企业管理信息系统在开发应用过程中，如果最高领导者没有直接参与，开发组织机构就没有控制权，没有具备协调各部门的权威性。就可能出现开发人员与有关职能部门的协商，职能部门与职能部门之间的配合等方面的不顺利现象，这种非技术性的闪素常常会导致企业管理信息系统开发进程慢，运行效果差。

三、中小企业信息系统投资问题的解决措施

（一）改善信息质量 尽管存在信息过载的问题，信息对每个组织而言仍然是一个非常重要的资产，组织必须通过改善信息质量来解决信息过载的问题。在现实中，有一些可以选择的技术能够用来提高信息的质量：聚集，对单一性数据计算出总数来反映出总体性状况；概括，技术报告的摘要就是概括的形势之一；过滤，可以删除不太要紧的数据；示警，以屏幕提示或电子邮件的方式告知管理者有重要的消息值得关注。

（二）降低提供信息服务的成本信息服务主要指除软、硬件产品的销售之外，围绕信息系统软、硬件产品的推广应用所进行的各项服务过程，主要包括网络信息服务和专业计算机服务二大部分。传统上，信息服务主要集中在对于技术或数据处理的管理，因此，就有了IT或者IS部门和计算机服务这样的称谓。如果公司有财力持续更新技术，或者能够为每十名员工聘用一名支持人员，就更有可能获得出色的服务。然而，技术人员和支持人员的费用非常的高。信息服务管理人员的实际角色就是他们必须在一定的预算范围内竟可能的提供最好的服务，而且信息服务预算通常在逐年减少。信息服务人员可以减少硬件、软件和网络的购买以及维护费用，可以有更多的钱投入到服务提供过程中人的方面。

（三）降低投资成本 由于企业最终是要发展的，因此，企业管理信息系统建设可在计算机硬件的数量和品牌上节约投资，不要盲目追求。而在软件产品的选择上，一定要考虑到操作系统功能完善、有良好的兼容性、要有丰富的开发软件、配有汉字系统及系统规模的可扩充性。即使是单机， 也应选择多用户的软件， 以便将来企业规模扩大时能不断增加机器，而避免更换软件产品。同时，在购置硬件时，也应加强软件的引进、开发和利用。

信息系统的成本问题不仅仅是一个管理问题，也是一个技术问题。它涉及大量的认为因素和技术因素。对于一个管理混乱、纪律松弛、人际关系紧张的开发团体，根本无法想象它开发信息系统的开发进度和工作质量，成本管理工作更是无从谈起。反之，作为一个合格的项目开发管理人员，必须能够合理安排有关的开发任务，协调好开发团体成员间的关系，充分调动他们的工作积极性，从而在项目预算所允许的范围之内按时完成系统开发任务。

（四）信息服务外包 外包是指企业利用第三方来完成某些企业活动。以前这些活动通常是在企业内部完成的。通常，这些外包的活动包括餐饮、保洁、公共关系、呼叫中心和信息系统。对于中小企业来说，有两种应用非常广泛的IT外包非常实用：第一，它们可以使用专门为小企业开发的外包服务；小企业可以使用的另外一种外包方法是应用服务提供服务。通过向中小企业提供更加便利的外包服务，这种方法可以节约成本。通过使用ASP可以进行外包的信息服务包括：一是电子邮件服务。它对所有的进出双向的电子邮件进行扫描、过滤和整理，在公司内部就不再需要管理电子邮件服务器。二是网站管理。所有的文件都保存在第三服务器上，有它们支持服务。三是远程数据备份服务。数据被自动备份到外部服务器上。四是内部网络外包。网络的防火墙可以通过外部进行管理，并提供维护人员来处理问题。外包最重要的原因就是削减成本。进行外包的公司之所以能够以更低的成本提供相同的服务，原因取决于外包服务的类型。在硬件和软件购买及维护方面，外包公司的购买量会更大，从而可以获得规模经济效益。另外，如果外包公司直接生产硬件和软件产品，比如IBM公司，那么作为整个合同的一部分，直接购买也可以节约成本。

（五）管理理念更新 有的企业已经花了很多钱或已经用了很长的时间建立了管理信息系统，但是他们的管理思想仍留在原来的水平上，其原因是他们并不完全了解信息系统。企业应该不断学习新的管理理论，不断更新管理理念，不断完成企业的管理创新，提高企业的管理效率。只有了解信息技术，更新管理理念观，企业才可以走成功之路，这是最基本也是最关键的。

参考文献：

［1］袁建林、王勃琳、薛亚娟：《管理信息经济效益评价》，《河北科技师范学院学报》2007年第6期。

（编辑 杜 昌）