英文询价信的体裁分析

2022-03-16 08:10:35 | 浏览次数：

【摘要】询价信是商务英语专业实训中最常用的商务信函之一。本文从体裁分析的理论分析入手，对来自几本英语函电教材和网络上的英文询价信进行了体裁分析，通过实例从语篇结构、遣词造句、词汇、语法等方面分析了英文询价信的体裁特点，希望对外贸业务人员写询价信有一定的借鉴作用。

【关键词】英文询价信；体裁分析；语篇结构；文体特点

一、引言

随着我国对外经济贸易的发展和改革开放的深入，以及科技的迅速发展，国际商务的形式及通讯联系方式也发生了迅速的改变。十几年前在外贸行业还十分流行的电报（telegram）、电传（telex）等通讯方式，因编码和解码过程繁琐、信息传递性能低，已逐渐退出了历史的舞台，取而代之的是直接快捷的现代通信方式——电子邮件（e-mail）和传真（fax）。而这些现代通信方式的核心仍是传统的商务信函内容和形式的电子传输。从总体作用上说，商务信函按功能可大致分为三类：第一类是信息咨询和答复信函，如资信调查信、询价信、报盘信等；第二类是业务磋商信函，就双方有争议的事务性问题进行沟通，对价格、佣金、折扣、商品质量以及付款方式、包装、保险、装运期等方面进行讨价还价的信函；第三类是期望建立业务关系信函，这一类信函不解决具体事务，而是向对方做自我推介，表明自己的资质能力、现有业绩和合作诚意。询价信是商务英语专业外贸函电实训和国际贸易综合流程实训中是最常用的商务信函之一，与其他商务信函相比，在语篇语言内容，形式和文体风格方面既有商务信函的一些共同特点，又有其特殊性。

询价又称询盘或索盘，是指交易的一方为购买或出售某种商品，向对方口头或书面发出的探询交易条件的过程。按其内容可以分为一般询盘和具体询盘，是买卖双方交易磋商的开始。一般询盘是指进口商为了解情况向出口商索取需要的商品目录本、价格单或样品等。具体询盘是指进口商想买某种商品，并就指定商品要求出口商报价。初次询盘是指进口商向以前未曾和他有过业务往来的供应商探询交易条件的过程。询盘是了解供求情况，寻求交易机会的重要途径之一，询价信又是在商业信函当中最常用的信函之一，在业务往来中占据着举足轻重的地位。了解询价信的体裁特点对从事外贸业务人员来说有着十分重要的意义。

二、体裁分析

体裁分析是多学科交叉研究的产物。近30年来，众多研究者从不同的角度对体裁分析进行探索。与此同时，篇章语言学、文体学和话语分析等领域研究已从对语篇的语言平面的表层描述转向对语篇的宏观结构和交际功能的深层解释。越来越多的人对语篇的宏观结构与体裁之间的关系产生了兴趣，并试图从语篇的体裁角度解析在特定职业或学术社团范围内通用的语篇的认知结构。这便构成了语篇分析和文体分析中的一个新课题，称作“体裁分析”（gee analysis），其分析对象不仅包括传统意义上的书面语“体裁”范畴，而且囊括了诸如“购物”和“看病”等口头言语交际事件。

体裁分析不单纯采用语言学分析方法，而是将语言学分析方法与社会学和心理学方法紧密结合起来。语言学分析方法主要用来描述语篇的语言特点；社会学方法则把语篇作为社会现象和社会行为来研究，探讨语篇的社会性和规范性，从而揭示特定体裁结构之所以形成并得以沿用的社会文化因素；心理学的分析方法则研究语篇的认知结构（cognitive structure）和建构策略，探讨特定的交际目的如何在特定的语篇中予以实现（Bhatia：16-22）。体裁分析能帮助我们解析语篇的组织模式，从而挖掘特定语篇所具有的特定的宏观认知结构。

体裁分析涉及到文体分析（stylistic analysis）和语篇分析（dis

course analysis），主要是研究语篇的交际目的和语言的使用策略。对语篇的文体分析主要侧重两个方面：一是语言描写（ linguistic

description），即从语音、词汇、句式及语篇衔接、连贯内在结构等角度分析特定语篇的内部组织机制，以回答“What does the text

mean？”的问题；一是对特定语篇所选定的语言成分的得体性进行分析，以回答“How does the text mean what it means？”的问题。从而达到对语篇进行鉴赏的目的，前者是后者分析的基础，后者则是对语篇特有语义的深层挖掘。

三、询价信的语篇特点

语篇通常指一系列连续的话段或句子构成的语言整体。语篇的最主要特征是衔接与连贯。完整的语篇必然是结构上衔接，语义上连贯的。衔接主要体现在语篇的表层结构上，语法手段和词汇手段的使用，它是语篇的有形网络。连贯指的是语篇中的语义关联，它存在于语篇的底层，通过逻辑推理来达到语义连接，它是语篇的无形网络。语篇分析，作为语篇语言学的研究方法，涉及语篇特征分析，语篇结构分析，宏观语境分析等分析方法，以语篇结构形式为基本单位，立足于整体概念，对语篇进行分析，理解和概括。

（一）语篇结构

从整体结构上说，询价信与其他商务英语信函一样，有其固定的格式，一般由以下几部分组成：（1）信头（heading），包括写信人的地址、邮政编码、电话、传真号码、及电子邮件地址等，而公司业务信函用纸上一般印有信头，不必另行再写，电子邮件的信头则可以用电脑自动生成的基本格式；（2）日期（date）；（3）信内地址，即收信人的姓名和地址（inside name and address）；（4）称呼（salutation）；（5）信的正文（body）；（6）信尾敬语（complimentary closing）；（7）致信人签名（signature）。信函还可根据实际需要，应用一些特殊符号，如信封编号（Ref. No）、内容主题行（ Subject line ）、附件（ Enclo

sure ）、抄送（CC）、责任人（ JS/MG， John Smith 和 Mary Green，分别代表写信人和打字人）、附言（ Postscript ）等。但从具体内容上说，询价信又有其特有的语篇结构。

一般询价信结构都非常简单的，通常由开头、正文、结尾三部分组成，尤其是第一次询价信的语篇结构特征非常明显。信函开头首先为读者提供写信背景，即说明信息来源（或通过参考以前的接触来确定自己的身份）及询价理由，如句（1）和（2）所示，写信人先告诉对方是从托马斯·H·彭涅公司获悉其生产各类手工制人造皮革手套，然后说明他们地区需要此类商品；第二段向供应商索要价目单、目录单、样品等资料或直接让对方报某商品的价格，如句（3）和（4）所示，请对方寄手套目录单、价目单、样品并告知付款条件；信函的结尾，一般是提出希望或提前表达对收信人所提供资料的感激之情。如句（4）和（5）所示，盼望收信人早日复函。当然有时写信人也可以根据个人需要请供应商提供额外信息或帮助。

（二）语篇内部的衔接手段

语篇的衔接主要通过语法手段和词汇手段来实现。衔接是语篇内句子在语义和表层结构中的连接方式，一段语言要成为语义连贯的语篇，则必须要使用某种或某几种衔接手段。Halliday 和Hasan把衔接分为5类：照应、替代、省略、连接（逻辑衔接）和词汇衔接。询价信由于交际功能和交际方式的特殊性，在语篇衔接方式上也形成了自己的特色。照应和衔接手段的频繁使用体现了专业语言的准确性和逻辑严谨性。

1.照应

照应是指用人称或物主代词（如：he， her， their， its， etc.）、指示词（如：this，those，the，here，then，etc.）以及比较词（如：same，

equal，better， more，different（ly），another，such，than，etc.）来连贯句子内部、句与句之间、段落与段落之间的语义，起到互相呼应、明确关系的功能。照应可分为人称照应（personal reference）、指示照应（demonstrative reference）和比较照应（comparative reference）三类。照应在语篇的衔接和连贯中具有举足轻重的地位，而人称照应又是照应的最常见方式，同时也是询价信中最常用的衔接手段。询价信中使用最多的人称代词则是“you” “your” “we” “us” “our” “me”，这一特征在信函（一）和信函（二）中都有所体现。句（4）“I

should find it most helpful if you could also supply samples of these

gloves.”中的“these” 用的就是指示照应，句（6）中的“different？”和句（7）中的 “such” 用的就是比较照应。

2.词汇衔接

语篇的连贯可以通过词汇衔接手段予以实现。Halliday和Hasan把词汇衔接分为两类，即词汇复现（reiteration）和词汇同现（collocation）。复现关系主要是通过反复使用关键词、同义词、近义词、上义词、下义词、概括词等手段体现的。为了表示强调或为了避免意义的含糊，反复使用关键词是询价信的重要衔接手段。例如信函（一）中关键词“glove”就出现了四次。有时询价信也会使用同义词、近义词、上义词、下义词、概括词等，可以说词汇复现是询价信衔接的常用手段。

3.逻辑衔接

逻辑衔接是表示各种逻辑意义的连句手段，它主要是通过逻辑联结语得以实现的。逻辑联结语的功能是表示两个或更多的句子之间的某种逻辑联系，并指出句子是在什么意义上相互联系起来的（黄国文，1988）。逻辑联结语可以表示很多种不同的语义关系，韩礼德和哈桑（1976）把它们分为增补（additive）、转折（adversa

tive ）、因果（causal）及时间（temporal）四大类。一封成功的询价信在语篇层面上应该是结构组织好，段落间过渡与连贯自然，句子连接逻辑性强。如果一组意义相关的句子不通过一定的过渡词语（或其它连句手段）合乎逻辑地连接起来，这组句子就一定不能构成篇章。在所分析的20封信函中，逻辑联结语的使用率为100%，再如信函（一）和信函（二）中的“and” “also” “in the meantime”等都属逻辑联结语。

四、询价信的文体特点

文体特点是指语言作品所表现的文章体裁特征的综合（徐有志， 1992）。任何语篇都具有特定的文体特征。为了使信息传递得准确、快捷，询价信作者往往把该要表达的内容系统地、直截了当地、简单明快地表达出来，最大限度地增加可读性。使用简洁、具体、正确、清晰、礼貌的语言是询价信文体的一大特点。

（一）采用书面体和正式体

人类运用语言传输信息和交流感情主要是通过口头和书面两种途径，故从交际方式的角度看，英语可分为口语体和书面体两大基本类别（秦秀白，2004）。口语体以口语为典型形式，具有口语运用的广泛性，交际过程的生动性，语言表达的简略性和多变性等特点。书面语体以文字为媒介，借助文章的形式来体现，具有表达的严密性和体系的完整性等特点。询价信的主要目的是传递信息、陈述事实，是以文字为媒介的，它所采用的是正式书面语。就以信函（一）为例，不管是从遣词造句还是从语篇上看，无不表现出其正式语体的特征。但随着现代信息技术的高速发展和电子邮件的普及，询价信也有使用口语体和非正式体的倾向，尤其是在给老客户的询价信当中。

（二）词汇特征

询价信的主要功能是传递信息，使收、发双方发生贸易往来、达成协议，因此，除了使用专业术语准确表达信息外，还要求信函语言明白易懂、朴实平易、直达意图。整体说来英文询价信的词汇有如下特点：

1.大量使用与国际贸易有关的专业术语。商务信函离不开商业术语的使用，包括经贸业务各个环节中的术语，机构和公司的名称等。国际贸易专业术语源于国际惯例和约定，是在长期的国际贸易实践基础上逐渐产生的。询价信中经常出现的专业术语有：

inquiry 询盘 catalogue 商品目录 sample样品

price list 价目单 discount折扣 commission（佣金）

specifications 规格 quotations 报价单 terms of payment付款方式

time of delivery 交货时间 proforma invoice 形式发票

FOB（free on board）离岸价 CFR（cost&freight）成本加运费价 CIF（cost，insurance and freight）到岸价

2.常用情态动词。为了表示写信人谦虚、客气、有礼貌或语气委婉，在询价信中经常使用情态动词。如信函（一）和信函（二）中的“should” “could” “shall”等。

3.常用代词“it” 作形式主语或形式宾语。在询价信中经常使用 “it” 起始的句子（如It is said that…）或以“it” 作形式宾语而将不定式后置，以体现其正式语体的特征。如句（4）中的“it”是作形式宾语，句（7）中的“it” 作形式主语。

（三）语法特征

1.在句型上多使用简单句。英文询价信语句的最大特点在于其简洁明了，它比其他文体更加注重表达效果的准确性和逻辑性。在句型上多使用简单句，简短并列句和简短复合句，少用复杂的复合句，通常不使用省略句以免造成因省略或句子缺省而出现歧义。

2.多用陈述句。信函涉及的双方为贸易伙伴，地位是平等

的。因此，一方如果希望另一方采取某种行为，一般都不使用祁使句型，而用陈述句表示自己的愿望，这种行文方式在商务信函中的使用非常广泛。

3.大量使用套语（固定句型）。从句法上看，商务信函的语言有其自身特点，即模式语言。涉及每一业务环节的信函都有一些特定句型模式。在“询盘”过程中使用套语能准确表达思想、迅速实现交际目的。例如：

说明信息来源的句型模式有：

We have learned from…

You have been recommended to us by…

We have seen your ad in …

We obtain your name and address from…

表达已收到对方来函的句型模式有：

Thank you for your letter of …

We are in receipt of your letter of …

We are in receipt of your letter dated …

We have received your letter of …

表达询价理由的句型模式有：

We are interested in…

We have received many enquiries from our customers for…

We have a considerable demand here for…

We are writing you in the hope of…

要求对方报价的句型模式有：

Please quote us your lowest prices for…

We are desirous of having your lowest price for…

Please let us know on what term you can give us some discount.

Please send your current/latest catalogue/price list/brochure /sam

ples.

Will you please send me your…

信函的结尾常用句型模式有：

We shall appreciate it if… .

It will be appreciated if…

We shall be obliged /grateful if…

We are awaiting （anxious to receive） your early reply.

We should appreciate an early reply.

Your prompt reply would be greatly appreciated.

We look forward to receiving your early reply.

4.大多采用一般现在时态。

英文询价信显著特征之一就是正文部分80%的句子都是使用一般现在时。有时在询价信开头部分会使用现在完成时或过去时（20%），在信函的结尾使用一般将来时（15%）。

五、结束语

通过对来自几本英语函电教材和网络上20封英文询价信体裁的分析，可以得出以下结论：英文询价信的语篇结构特征非常明显；频繁使用照应、词汇复现和逻辑联结语等衔接手段；采用书面体和正式体；大量使用专业术语、情态动词和代词“it”；多用简单句、陈述句、固定句型和一般现在时态。希望本文对于商务英语函电的教学有一定的积极意义，对学生或业务人员写询价信是有一定的借鉴作用。

附录：

信函（一）

Dear Sirs：

We learn from Thomas H. Pennie of New York that you are pro

ducing hand-made gloves in a variety of artificial leathers.（1）There is

a steady demand here for gloves of high quality at moderate prices. （2）

Will you please send me a copy of your glove catalogue， with

details of your prices and terms of payment. （3）I should find it most

helpful if you could also supply samples of these gloves. （4）

We look forward to receiving your reply. （5）

信函（二）

Dear Sirs，