行政例会管理制度

2021-10-10 11:30:16 | 浏览次数:

行政例会管理制度 1 目的 为实现公司内部的有效管理,促进各部门及组织上下的沟通合作,提高各部门执行工作效率,提出改进性及开展性工作方案,不断完善工作和管理流程,特制定本制度。

2 职责 2.1 综合管理部负责各项行政例会的监管,必要时可协助完成;

2.2 部门级(含)以下例会由部门自行组织完成,公司级例会由综合管理部组织承办完成;

2.3 除部门级(含)以下会议资料由部门自行存档外,其余会议资料由综合管理部统一整理、编辑、分发、存档。

3 会议分类 3.1 管理层例会 3.1.1 会议时间:每周一上午9:00召开 3.1.2 主持与记录:由董事长主持召开,行政副总负责记录。

3.1.3 参会人员:公司管理层人员。如因特殊情况不能参加的,应提前向行政副总请假说明,且行政副总应提前告知董事长与会人员情况。如董事长因事不能参加,则由行政副总负责主持召开。

3.1.4 会议内容:a.会议应紧扣上周工作进展和阶段性重点工作进行;
b.与会人对上周工作计划落实情况进行总结,并就完成详情说明原因,对完成有困难的工作集体协商,并寻找具体解决办法;
c.与会人工作有进展难度时,应向相关配合部门提出协助请求,集思广益、寻求解决办法,使各项活动按照预期目标有序进行;
d.董事长根据公司战略发展需求安排、布置本周工作,明确各项工作的具体承办人、完成时间。

3.2 中层干部例会 3.2.1 会议时间:每月第1日上午10:00(如遇节假日或与公司管理层例会同期,则进行调整往后顺延)。

3.2.2 主持与记录:总经理负责主持,综合管理部负责记录。

3.2.3 参会人员:各部门负责人。如因特殊情况不能参加的,应提前向综合管理部请假说明。

3.2.4 会议内容:a.各部门负责人对上月工作计划落实情况进行总结,并就完成计划任务的详细说明原因,对完成有困难的工作集体协商,并寻找具体解决办法;
b. 对涉及跨部门配合、支持,对工作进度有一定影响的问题集体探讨,集思广益、寻求解决办法;
c.对具有争议的问题提请公司领导层决策;
d.总经理根据公司发展要求提报当月计划,安排、布置月重点工作,明确各项工作的具体承办人、完成时间。

3.3 部门例会 3.3.1 会议时间:视部门情况每周组织召开。

3.3.2 主持与记录:部门领导负责主持,部门文员/助理负责记录。

3.3.3 参会人员:部门全体人员。如因特殊情况不能参加的,应提前向部门领导请假说明。

3.3.4 会议内容:a.落实部门成员每周工作计划与上周总结,督促工作按时完成,并布置下步工作任务;
b.部门工作有进展难度时,向相关配合部门提出协助请求,并集体讨论解决,使各项活动按照预期目标有序进行;
c.对涉及部门配合、支持,对工作进度有一定影响的问题集体探讨,集思广益、寻求解决办法;
d.追踪并改进日常管理工作。

4 会议原则 各部门级例会应服从于公司级会议,如遇多个会议同期召开,应坚持小会服务于大会的原则进行调整,并向综合管理部报备。

5 会议纪律与要求 5.1 与会人必须严守时间,做到不迟到、早退或缺席。特殊情况,须向相关领导请假,无正当理由不得迟到、缺席;

5.2 与会人应在《会议签到表》上签字,并做好本人的会议记录;

5.3 会议发言应言简意赅,紧扣议题,通俗易懂,不能过于冗长;

5.4 遵循会议主持人对议程控制的要求;

5.5 遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至另一未开会处电话,原则上不准许接听电话,如须接听,请离开会场;

5.6 会议期间,不准开小差,不能打瞌睡等;

5.7 会议中涉及到的保密资料或事项应严格保密,除按规定履行职责外,严谨向除与会人以外的其他人传播;

5.8 凡泄露公司会议机密者,视情节轻重扣罚100-500元/次,对造成重大损失者扣罚500元/次以上或直接予以辞退。

6 会议资料 6.1 《会议签到表》(见附件1);

6.2 《会议记录表》(见附件2,含会议纪要);

6.3 工作计划与总结;

6.4 其他需要留存的资料文件。

7 附则 7.1 本制度从发文之日起实施。若有与公司以前管理办法、规定不相符的按本制度执行。

7.2 本制度解释权归综合管理部,如有不明事项,请向综合管理部咨询。

8 附件 8.1 会议签到表 8.2 会议记录表 附件1:
XX有限公司 会议签到表 会议名称 会议主题 主办单位 协助单位 会议主持人 会议时间 会议地点 应参会人数 实际参会人数 缺席、请假、迟到情况:
参会人签到 部 门 参会人签到 部 门 附件2:
XX有限公司 会议记录表 会议名称 会议主题 主办单位 协助单位 会议主持人 会议时间 会议地点 会议内容:
待解决事项:
跟踪与反馈:

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